+38 (044) 585-53-07

Очистка почтового ящика Outlook

Очистка почтового ящика Outlook — советы по очистке

Почтовый ящик — все его используют, все полагаются на него, и, скорее всего, большинство из нас боится его. Мы будем говорить о достаточно популярном сервисе — Microsoft Outlook. Каждый из пользователей Outlook хоть раз стыкался с проблемой переполненного почтового ящика и очистка почтового ящика Outlook ставала уже не просто желанием, а потребностью.

Очистка почтового ящика Outlook

К счастью, есть несколько инструментов, на которые можно положиться в Microsoft Outlook, чтобы очистить ваш почтовый ящик. Согласно статистическим данным от Microsoft: средний пользователь электронной почты получает более 10 000 личных писем в год — и 80% из них — информационные бюллетени, предложения по продажам и новости, которые могут засорить вашу учетную запись.  Если вы приняли решение систематизировать ваши данные и,организовать свой почтовый ящик, вы на правильном пути.

Итак, что вы можете сделать, чтобы упорядочить электронную почту и восстановить контроль над своими загроможденными почтовыми ящиками? Эти советы применимы к большинству версий Microsoft Outlook:

  1. Организуйте свою учетную запись в категории или папки. Самый быстрый способ организовать ваш почтовый ящик — это настроить категории на основе тем, проектов, отправителей или тем, с которыми вы имеете дело на регулярной основе. В Outlook щелкните правой кнопкой мыши на поле «Категории» и выберите из множества параметров — цвета, заголовки и статусы — или создайте свой собственный.
  1. Используйте инструмент поиска, чтобы найти нужные электронные письма. После того, как вы реализуете базовую структуру, посвятите немного времени поиску важных писем и их категоризации в своей новой системе. Вы можете осуществлять поиск по контактам, типу вложений, темам или даже ключевым словам.
  1. После того, как ваши электронные письма будут организованы, архивируйте их. Это еще один простой способ очистить почтовый ящик. Выберите определенные адреса электронной почты или целые категории, затем нажмите «Архив» на верхней панели навигации, чтобы сохранить эти сообщения, но удалите их из окна «Входящие».
  1. Внедрить автоматическую подачу и / или правила. Это изменяет задачу от ручного до автоматического способа, экономя ваше время. Нажмите «Переместить в», что поможет вам создать правила для отправки будущей электронной почты непосредственно в указанную папку. Еще лучше, вы можете создать правило «Важное» или «Критическое», которое направляет только те сообщения, которые вы считаете необходимыми для повседневных операций, в папку «Входящие», отправляя остальную часть мусора в папку, которая будет проверена позже.
  1. Выполните какое-то действие для каждого входящего письма. Если вы выполнили вышеописанные шаги, вы должны быть готовы разобраться с каждым отдельным сообщением, которое приходит в ваш почтовый ящик. Попытайтесь держаться за правило «справиться с этим сейчас», чтобы поддерживать: либо флаг, и отвечать на сообщения, и файлы, и перемещать, либо удалять электронную почту каждый раз, когда вы пишете свою учетную запись, и ваши проблемы с входящими сообщениями будут закончены.

Очистка почтового ящика Outlook сохранит массу времени, чем повысит производительность всего персонала предприятия.

Бонус: убедитесь, что ваше мобильное приложение правильно синхронизировано с основной учетной записью. По некоторым оценкам, проверка, чтение и ответ на электронную почту занимает 20% времени, которое мы тратим на наши смартфоны. Это означает, что наличие правильно синхронизированной учетной записи имеет решающее значение для выполнения работы на ходу.


Нужна помощь с быстрыми решениями? Ищете другие советы по экономии времени, связанные с электронной почтой или другими приложениями? Свяжитесь с «Vamark» сегодня. Мы специализируемся на оказании помощи малым и средним предприятиям в повышении эффективности и повышении производительности за счет надлежащего использования IT-технологий.

Обратиться за бесплатной консультацией, вы можете по указанным выше телефонам или отправив заявку. Специалисты компании «Вамарк» предоставят вам максимум информации и ответят на все ваши вопросы.

 


popup button

Заказать обратный звонок


Заполните Все поля формы
Заказать звонок