BAS Документообіг КОРП

Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типовими інструкціями і традиціями вітчизняного діловодства.

Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:

• облік документів, що надійшли, друк штрих-кодів і реєстраційних штампів;
• автоматизація процедури розгляду документів і подальшої постановки на контроль;
• оповіщення виконавців;
• підтримка регламентованих термінів виконання документів;
• формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення;
• подальше формування звітів по надходженню і виконання документів, за простроченими документами.

• підготовка проекту договору;
• узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє;
• облік всіх пов’язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди;
• облік і контроль термінів дії договорів;
• автоматичне продовження строків дії за правилами, зазначеним в договорі;
• багатовалютний облік сум договорів;
• облік і контроль виконання фінансових зобов’язань за договором;
• контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура;
• контроль повернення переданих примірників документів за договором;
• розірвання договору.

Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як “Список укладених договорів”, “Договори з закінчуються терміни дії”, “Супровідні документи за договором”, “Динаміка кількості укладених договорів”, “Динаміка сум укладених договорів”, “розірвати договір”.

Підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрихкодів документів і формування багатосторінкових tif або pdf файлів.

Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень і повнотекстовий пошук по розпізнаних документів.

Електронна пошта

Будь-який документ або файл “Документообігу 8 КОРП для України” можна надіслати електронною поштою безпосередньо з програми. Передбачена також завантаження вхідних і внутрішніх документів з електронної пошти. При використанні ЕЦП можна відправляти і приймати підписані і зашифровані файли.

При створенні нового файлу з шаблону поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента.

В ” BAS Документообіг КОРП для України” всім документам можливо автоматично присвоювати штрихкод, за різними настроюваннями. Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.

Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа. При цьому безпосередньо в процесі розгляду посадова особа може винести текстову резолюцію або відправити документ на виконання або ознайомлення.

Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролеру для дотримання виконавської дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.

Узгодження: прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження або відправки на повторне погодження. В ” BAS Документообіг КОРП для України” підтримуються різні варіанти узгодження: паралельне, послідовне, змішане (паралельне і послідовне), в тому числі і з урахуванням умов маршрутизації, що дозволяє гнучко налаштувати будь який процес відповідно до особливостей підприємства.

Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження.

Реєстрація: документ потрапляє до відповідальної особи (діловода) для присвоєння реєстраційного номера, постановки печатки організації і відправки кореспонденту.

Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.

Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання (в поточній версії процес реалізується як процес Виконання).

Оброблення вхідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл обробки вхідного документа – розгляд, виконання, списання в справу.

Оброблення вихідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл створення вихідного документа – погодження, затвердження, реєстрація.
Передбачена рольова адресація.

• створення робочої групи;
• розсилку запрошення на нараду;
• запит на надання необхідних документів;
• ознайомлення з наданими документами;
• ведення протоколу;
• облік присутніх;
• реєстрація рішень;
• автоматичне формування завдань за протоколом та їх контроль.

• планувати проекти, включаючи розроблення діаграм Ганта, здійснювати календарно-мережове планування і т.ін.;
• здійснювати план-фактний аналіз виконаних завдань;
• прив’язувати документи до проектів і вести їх облік в такому розрізі;
• готувати звіти по проектам, їх статусам і т.ін.